Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Xenia Consulting Sàrl, Route Cantonale 105, 1898 Saint-Gingolph, IDE CHE-392.015.206. Pour toute question relative à vos données : info@xenia-consulting.ch, +41 79 944 47 83.

2. Données traitées

Pour établir votre déclaration, nous traitons :

• vos données d'identification et de contact : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, adresse postale ;
• vos informations fiscales : date de naissance, nationalité, état civil, permis, numéro AVS, numéro de contribuable, code de contrôle, IBAN, situation familiale ;
• les documents que vous déposez : certificats de salaire, attestations d'assurance, relevés bancaires et toute autre pièce utile à votre déclaration. Ils peuvent contenir des données sensibles, par exemple des frais médicaux ;
• les données de commande : forfait choisi, montant, date et statut du paiement, version des conditions acceptées ;
• le journal des e-mails que nous vous envoyons et les données techniques de connexion à votre espace.

Nous ne recevons jamais vos données de carte ou de compte bancaire utilisées pour le paiement.

3. Finalités et base du traitement

Ces données servent à exécuter le contrat conclu lors de votre commande : établir et déposer votre déclaration, vous tenir informé de l'avancement, vous rappeler les documents manquants, répondre à vos questions et conserver les justificatifs exigés par la loi. Après le dépôt, nous pouvons vous inviter une fois à laisser un avis sur notre service ; cette invitation n'engage à rien.

Nous n'utilisons pas vos données à des fins publicitaires et nous ne les vendons à personne.

4. Où sont hébergées vos données

• Base de données et documents : Supabase, centre de données situé à Zurich, Suisse. Les documents sont chiffrés au repos et accessibles uniquement par vous et par la fiduciaire, chaque consultation passant par un lien temporaire.
• Site et espace client : Netlify, réseau de diffusion mondial. Aucun document n'y est stocké.
• Paiement : Stripe Payments Europe, Irlande. Stripe traite votre paiement sous sa propre responsabilité.
• E-mails : Resend, serveurs situés en Irlande (Union européenne). Seuls votre adresse e-mail et le contenu des messages y transitent, jamais vos documents.

Lorsqu'un prestataire est établi hors de Suisse, il se trouve dans un pays reconnu comme offrant une protection adéquate ou est lié par des garanties contractuelles conformes à la loi fédérale sur la protection des données.

5. Qui a accès à vos données

Vous, par votre espace personnel, et la fiduciaire, pour établir votre déclaration. L'agence qui développe et maintient le site peut accéder aux systèmes à des fins techniques, sous obligation de confidentialité, sans consulter vos documents en dehors de ce qui est strictement nécessaire à la maintenance. L'administration fiscale reçoit votre déclaration et ses annexes.

6. Durée de conservation

Votre espace et vos documents restent accessibles au moins jusqu'à la fin de l'année civile qui suit le dépôt de votre déclaration, afin que vous puissiez y revenir pour l'année suivante. Les pièces comptables liées à votre commande sont conservées dix ans, conformément au Code des obligations. Au-delà, les données sont supprimées ou anonymisées. Vous pouvez demander la suppression anticipée de vos documents une fois la déclaration déposée.

7. Sécurité

Connexion chiffrée sur l'ensemble du site, accès à l'espace par lien ou code à usage unique envoyé sur votre e-mail, documents chiffrés au repos, droits d'accès limités au propriétaire du dossier et à la fiduciaire, journalisation des accès. Aucun document ne transite par e-mail.

8. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur suppression ou leur remise dans un format courant, et vous opposer à un traitement. Écrivez à info@xenia-consulting.ch. Nous répondons dans les trente jours. Vous pouvez aussi vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.

9. Cookies

Ce site n'utilise que les cookies strictement nécessaires à votre connexion et à la sécurité de votre espace. Ils ne servent pas à vous suivre et ne sont pas partagés. Aucun outil de mesure d'audience n'est actif sur l'espace client.

10. Modifications

Cette politique peut évoluer avec le service. La date de mise à jour figure en tête de page. Les conditions générales de vente y renvoient.